Коммерческая недвижимость, наравне с жилой, требует постоянного внимания. Торговые центры или офисные здания тоже необходимо обслуживать: регулярно осматривать оборудование, заключать договоры с ресурсоснабжающими организациями, проводить текущий и капитальный ремонты. А еще нужно выстраивать взаимоотношения с арендаторами. Принимать от них заявки на устранение неполадок в офисе или торговом помещении, напоминать о внесении арендной платы. 

Для-статьи-(1).jpg

При этом рынок коммерческой недвижимости очень отличается от жилого многоквартирного дома. Компания, которая выбирает место для магазина или офиса, хочет получить не просто квадратные метры. Ей важны инфраструктура, а также уровень сервиса, которые предлагает управляющая компания, обслуживающая коммерческую недвижимость. 

От того, насколько комфортно чувствует себя арендатор и как налажена коммуникация с арендодателем, во многом зависит доходность объекта. У бизнес-центра, в котором не ломаются лифты, всегда чисто, на обращения арендаторов быстро реагирует служба эксплуатации, больше шансов выгодно сдать квадратные метры в аренду. Чтобы максимально заполнить квадратные метры коммерческого объекта, нужно соответствовать запросам потенциальных клиентов. Но управляющей организации или собственнику недвижимости необходимо сделать так, чтобы объект работал эффективно. Без современных цифровых инструментов добиться этого сложно. 

Автоматизация эксплуатации коммерческой недвижимости: сокращаем расходы, улучшаем сервис

В эксплуатации коммерческой недвижимости задействованы разные службы. Часть обязанностей лежит на собственных специалистах. Как правило, штатные сотрудники занимаются обслуживанием инженерных сетей здания — они проводят осмотры, плановые ремонты систем отопления, водо-  и электроснабжения. Внешним подрядчикам могут передаваться клининг, охрана, содержание лифтов, эскалаторов. От слаженности всех подразделений зависит качество сервиса, который получают арендаторы — им должно быть не только тепло и светло. Они хотят получить чистые помещения, безопасность и дополнительные услуги. А основная проблема, с которой сталкивается УК в обслуживании коммерческой недвижимости, — организация рутинных процессов. На крупных объектах еще сложнее сделать так, чтобы все службы работали четко и прозрачно. 

Многие управляющие организации при эксплуатации зданий продолжают использовать привычные каналы коммуникации:  телефон, мессенджеры, соцсети или электронную почту. Через них передают внутренние заявки и принимают обращения от арендаторов. Диспетчерская служба для фиксации заявок в лучшем случае использует электронные таблицы, в худшем — бумажный журнал или блокнот. Некоторые заявки на ремонт теряются, остаются невыполненными или устраняются с нарушениями сроков. В здании накапливаются нерешенные проблемы, арендаторы не получают то, на что рассчитывали — комфорт и качественные услуги. Кроме того, без автоматизации управления коммерческом объектом, управляющей компании приходится сталкиваться с другими проблемами:

  1. Расходы на содержание инженерных систем становятся больше, но сложно планировать бюджет на эксплуатацию и обслуживание. Арендаторы неохотно заходят на объект — на репутацию бизнес-центра или ТЦ негативно влияет недовольство клиентов. 
  2. В компании работает диспетчерская служба,  но ее штат раздут, а структура непонятна. Часто в компании есть диспетчерская служба, в которой много сотрудников. При этом неясно, кто за что отвечает. Заявки выполняются слишком долго, а часть их дублируется или теряется. Как исправить положение и с кого спрашивать, управляющий объектом не понимает. 
  3. Без контроля за выполняемыми заявками линейный персонал и подрядчики могут работать неэффективно. А проанализировать качество их труда невозможно. Как и оценить степень удовлетворенности арендаторов.

Избежать этих проблем позволяют электронные инструменты для автоматизации эксплуатации коммерческой недвижимости. С ними торговый центр или офисное здание получают конкурентное преимущество и повышают качество сервиса. 

Задачи управления инфраструктурой объекта, которые решает Диспетчер 24

Мы разработали программную платформу для автоматизации управления коммерческой недвижимостью. В сервисе мы учли потребности владельцев и управляющих офисными комплексами, торговыми и торгово-развлекательными центрами. 

Внедрение платформы Диспетчер 24 для управления инфраструктурой недвижимости позволит:

  1. Наладить диспетчеризацию. Система автоматически регистрирует заявки от внутренних служб и арендаторов, распределяет их на штатных и внешних специалистов, отслеживает их выполнение. В отличие от жилой, у коммерческой недвижимости нет жестких требований к аварийно-диспетчерской службе и времени устранения заявок. Но их регулярное  неисполнение или затягивание сроков снижает лояльность клиентов, а это приводит к потере постоянных и потенциальных арендаторов, снижению прибыли от коммерческой недвижимости. 
  2. Составлять перечень технических мероприятий, которые должны регулярно проводить сотрудники службы эксплуатации — это планово-предупредительные и регламентные работы. В Диспетчер 24 можно создавать электронные чек-листы и разбивать их на группы по подразделениям. Управляющий видит загруженность технических специалистов в течение дня. У каждого из них есть план работы, которую можно выполнять в свободное от текущих заявок время. 
  3. Хранить историю обращений от клиентов. Благодаря диспетчеризации объекта в любой момент можно проследить путь заявки от подачи до ее устранения. 
  4. Отправлять счета за аренду помещений в мобильном приложении. Платформа напомнит арендаторам, когда нужно внести оплату. А также пришлет уведомление о плановых или аварийных работах, новостях ТЦ или бизнес-центра. 
  5. Предоставлять платные услуги. Арендаторам помещений в бизнес-центре удобнее, если заказать быструю доставку воды или ремонт офисного оборудования они могут в сервисной компании, и им не нужно искать исполнителей на стороне. Услуги доступны в мобильном приложении, а их перечень формирует управляющая организация. 
  6. Заказывать, выдавать пропуска для сотрудников и арендаторов, включая транспорт. Эту функцию платформы Диспетчер 24 возможно объединить с системой контроля и управлением доступа УК. 
  7. Анализировать деятельность управляющей организации. Без системы автоматизации процессов придется собирать отчеты от разных служб и сводить их воедино. Для выполнения этой задачи придется отвлечь специалистов от основной работы. В программной платформе аналитика деятельности компании формируется автоматически. В ней можно увидеть, какой штатный отдел или подрядчик справляются с обязанностями лучше всего, а какой — хуже. Это позволит принимать оптимальные управленческие решения. Например, о смене подрядчика. А также понять, где необходимо сокращать время устранения заявок и каких сотрудников нужно нанять для обслуживания.

Выгоды от внедрения платформы Диспетчер 24 для автоматизации эксплуатации объекта коммерческой недвижимости

Задача коммерческой недвижимости — получение максимальной прибыли. Добиться этого поможет внедрение электронных инструментов — они увеличат доходы управляющей компании и упростят эксплуатацию объекта. 

  • Экономить средства. Чтобы принимать заявки от арендаторов, не нужно содержать собственную диспетчерскую службу. А регулярные осмотры оборудования и планово-предупредительные ремонты приведут к снижению издержек на эксплуатацию инженерных систем. 

  • Повысить лояльность арендаторов, в том числе тех, кто только выбирает недвижимость для аренды. Клиенты, довольные качеством сервиса, охотно рассказывают о достоинствах бизнес-центра или ТЦ в соцсетях или на площадках для отзывов. У объекта появляется стабильный поток клиентов и высокая доходность.

  • Повысить прозрачность управления объектом коммерческой недвижимости. Управляющая компания может анализировать работу по каждому направлению, видеть слабые места и точки роста. 

Если вы еще не автоматизировали управление коммерческой недвижимостью, оставьте заявку на демонстрацию системы в форме ниже.