Каждый день управляющая компания решает множество задач — координирует работу сотрудников, принимает показания и начисляет платежи, выполняет заявки жителей и устраняет аварии. Список таких вопросов постоянно растёт.
Работать по старинке становится всё сложнее. Заявки, зарегистрированные в бумажном журнале, иногда теряются, а большое количество звонков во время аварий, в период запуска отопления или передачи показаний счётчиков перегружает операторов. Дозвониться до УК в такие моменты становится очень сложно. Всё это вызывает негатив у жителей, который может привести к смене управляющей компании.
Чтобы избежать таких ситуаций, управляющая компания рано или поздно задумывается об автоматизации процессов и начинает искать программное обеспечение, которое облегчит работу УК.
Упростить контроль заявок, снизить задолженность за ЖКУ, улучшить коммуникацию с жителями и повысить общую рентабельность бизнеса поможет экосистема Диспетчер 24. Рассмотрим её возможности подробнее.
АДС: аварийно-диспетчерская служба
По постановлению правительства РФ №416, в каждой УК должна действовать круглосуточная аварийно-диспетчерская служба. Её основные задачи:
- принимать и регистрировать заявки жителей,
- координировать действия аварийных служб,
- сообщать людям о ходе работ.
При этом оператор должен принять звонок в АДС всего за 5 минут. На устранение срочной проблемы постановление правительства РФ даёт от 30 минут до двух часов, в зависимости от её вида. Некоторые вопросы надо решать моментально, например, связанные с утечкой газа.
Это значит, что АДС должна работать быстро и без перебоев. Но если случается авария и жители массово начинают звонить в диспетчерскую службу, то выполнить это условие становится достаточно сложно.
Значит, нужна платформа, которая автоматизирует процесс работы во время аварийных ситуаций.
Диспетчер 24 предлагает комплексное решение для управляющих организаций:
-
CRM-платформа для операторов УО. Это электронная диспетчерская, которая позволяет регистрировать обращения и быстро передавать их в работу исполнителям. Важный момент: у платформы есть интеграция с ГИС ЖКХ — запросы жителей из неё автоматически попадают в Диспетчер 24, а значит, ни одна заявка не потеряется. Кроме того, система сама загрузит ответ на такое обращение в ГИС ЖКХ — вручную это делать не придётся.
-
Приложение исполнителя. Сотрудники управляющей компании получают пуш-уведомления о заявках и быстро приступают к решению проблем.
-
Приложение жителя. Собственники квартир могут подавать заявки в аварийно-диспетчерскую службу не по телефону, а через удобное мобильное приложение. Так нагрузка на операторов будет ниже.
Помимо цифровых сервисов можно подключить ещё и контакт-центр Диспетчер 24. Это профильный отдел, который специализируется только на ЖКХ, а значит понимает всю отраслевую специфику. Сотрудники контакт-центра будут принимать заявки жителей и передавать их в работу управляющей компании по заранее согласованным алгоритмам и скриптам.
Благодаря этому УК сэкономит деньги и время — не нужно будет думать, где найти нового оператора, взамен заболевшему или уволившемуся, кто его будет учить и так далее.
Таким образом, сервисы от Диспетчер 24 облегчают управление МКД и автоматизируют процессы, в том числе в работе аварийно-диспетчерской службы.
Мобильное приложение жителя
Приложение жителя — это удобный инструмент, который решает сразу несколько задач.
Во-первых, это прямой канал коммуникации с жителями. Управляющая компания может размещать там новости и рекламу допуслуг, отправлять пуш-уведомления с важной информацией. Например, сообщать о плановом отключении воды или света.
Во-вторых, мобильное приложение — это удобный способ для приёма заявок от жителей. Такой подход значительно сокращает время работы над запросами собственников. Кроме того, выполнение заявок, которые приняты в электронном виде, проще контролировать.
В-третьих, в мобильном приложении можно передавать показания счётчиков, отслеживать начисления и задолженность за ЖКУ, оплачивать коммунальные услуги.
В зависимости от пожеланий УК, можно добавить и другие функции, например:
-
доступ к камерам,
-
заказ пропусков,
-
открывание дверей и шлагбаумов,
-
интеграции с умным домом.
Для тех, кто предпочитает использовать компьютер, есть веб-версия личного кабинета жителя. Его возможности повторяют функционал мобильного приложения.
Начисление платежей и квитанции
Многие управляющие компании до сих пор работают по старинке. Например, используют только бумажные квитанции и вручную собирают показания счётчиков.
Зачастую это приводит к сложностям в работе УК:
-
Если собственник не живёт в квартире постоянно, он может просто не получить квитанцию, а значит, не будет знать о задолженности за ЖКУ.
-
Если жители для передачи показаний счётчиков звонят в диспетчерскую службу, это перегружает операторов. Диктовать цифры по телефону не очень удобно — человек может недостаточно ясно выразиться, а оператор его не расслышит. Так в расчёте ЖКУ появится ошибка.
-
Если же люди сдают показания «на бумаге», то сотрудникам управляющей компании приходится долго сводить информацию — вручную вносить её в таблицу. Это неудобно и трудозатратно, а значит, тоже есть риск ошибки при расчёте ЖКУ.
Программное обеспечение от Диспетчер 24 автоматизирует процесс оплаты коммунальных услуг. Все квитанции своевременно приходят в мобильное приложение и кабинет жителя.
Кроме того, собственнику приходят пуш-уведомления о том, что по лицевому счёту появилась новая квитанция за коммунальные услуги и информация о задолженности, если она есть. Оплатить квитанцию можно прямо в приложении жителя. Это сокращает время на внесение платежей, а значит повышает лояльность собственников.
Передача показаний счётчиков тоже полностью автоматизирована — жители могут вносить данные в режиме онлайн. А в некоторых управляющих организациях — там, где есть соответствующее оборудование — передача показаний проходит вообще без участия человека. Собственники только следят за исправностью счётчиков и периодически заказывают их поверку.
Ещё один важный плюс — управляющая компания получает комиссию от оплат за ЖКУ, которые совершаются в мобильном приложении жителя.
Работа с должниками
Уменьшение долговой нагрузки — важнейшая задача УК. Если собственники не платят за коммунальные услуги вовремя, то в управляющей организации может возникнуть кассовый разрыв, а значит, некоторым подрядчикам и сотрудникам заплатить вовремя не получится. В самых сложных случаях УК может обанкротиться.
В Диспетчер 24 есть инструменты, которые помогают уменьшить задолженность за ЖКУ, а также избежать её появления в будущем.
Во-первых, актуальная информация о задолженности всегда есть в мобильном приложении и веб-кабинете жителя.
Во-вторых, управляющая компания может отправлять собственникам информацию о задолженности разными способами. Для этого есть пуш-уведомления и оповещения в мобильном приложении. Просьбу о погашении долгов можно продублировать в Telegram-канале дома, если задержки оплат массовые.
В-третьих, если должник сам позвонит в УК по любому вопросу, оператор увидит информацию о сумме долга на экране, а значит, сможет напомнить человеку о своевременном внесении платежей.
В-четвёртых, управляющая организация может заказать специальную услугу — сбор дебиторской задолженности. В этом случае всю работу Диспетчер 24 возьмёт на себя.
Специалисты контакт-центра свяжутся с должниками и договорятся об оплате в определённые сроки. Жители также получат напоминания о задолженности в виде пуш и смс, дополнительно их обзвонит робот. Для злостных неплательщиков можно сформировать досудебные претензии.
Такой подход позволяет собрать 35% задолженности за ЖКУ уже в первые пять дней работы сервиса. И в среднем 75% от всех должников сообщают о сроках, в которые они планируют оплатить квитанции — это повышает уровень финансовой дисциплины людей.
Услуга по сбору дебиторской задолженности от Диспетчер 24 оплачивается только по факту — за реальный результат. Стоимость зависит от суммы, которую получится собрать.
Аналитический модуль управляющего
Главная задача УК — это эффективное управление МКД. Важно «держать руку на пульсе» всех проблем дома и своевременно на них реагировать.
Для этого в Диспетчер 24 предусмотрено несколько удобных инструментов:
-
Электронная диспетчерская помогает отслеживать все обращения в УК, а также срочные и незакрытые вовремя заявки жителей.
-
Интеграция с ГИС ЖКХ позволяет получать запросы, которые были сделаны через эту платформу. Если просрочить такое обращение, то можно получить штраф, так как информация о нарушениях из ГИС ЖКХ попадает в надзорные органы.
-
Автоматизированная оплата квитанций и напоминания о задолженностях по всем лицевым счетам помогают поддерживать высокую собираемость платежей.
Помимо этого, в Диспетчер 24 есть аналитический модуль управляющего. В нём наглядно представлена статистика по ключевым показателям эффективности УК:
-
Общее количество заявок жителей в динамике, в том числе запросов из ГИС ЖКХ.
-
Распределение заявок по статусам — «зарегистрирована», «в работе», «отложена», «открыта повторно» и другим. Особое внимание надо обращать на заявки, которые ещё не были приняты в работу, приняты или закрыты с просрочкой.
-
Состояние заявок по типам работ, например, для сантехника, электрика или уборщиков. Можно оценить нагрузку на разные подразделения управляющей компании и эффективность отдельных сотрудников.
-
Подробная информация о причинах, по которым заявки жителей были отложены. Руководитель сможет быстро понять, какие вопросы ещё не решены и почему.
-
Шахматка. Это инструмент визуализации для управления многоквартирным домом. Она представляет собой схему здания, на которой подсвечены узкие места — скопление незакрытых или просроченных заявок, квартиры с низкими оценками жителей. Руководитель сразу сможет понять, где именно сосредоточены проблемы и сколько их.
Эффективное управление МКД — это достаточно сложная задача. Диспетчер 24 не просто автоматизирует процессы УК, облегчает расчёт ЖКУ по всем лицевым счетам, упрощает передачу показаний счётчиков и оплату квитанций, но ещё и экономит время сотрудников компании.
Руководитель контролирует все обращения в УК, следит за своевременным выполнением заявок. Благодаря модулю управляющего он может вовремя отследить просроченные обращения и, таким образом, избежать штрафов или недовольства жителей.
Что ещё умеет Диспетчер 24
Управляющая компания может предлагать жителям услуги — свои или партнёров — и благодаря этому получать дополнительную прибыль. Так собственники квартир будут решать свои задачи силами УК, а значит, их лояльность повысится.
В мобильном приложении жителя есть несколько удобных инструментов для продвижения услуг:
-
Раздел «Услуги». Это перечень всех сервисов, которые доступны жителям — от подключения бытовой техники до клининга или ремонта.
-
Лента новостей. Здесь можно размещать информацию об актуальных сезонных предложениях, например, поверке счётчиков или мытье окон альпинистами.
-
Тематические подборки. К праздничным датам можно делать специальные подборки от партнёров. Например, к Новому Году размещать рекламу ёлок и фейерверков, а к 8 марта — цветочных магазинов. У тематических подборок яркое и красочное оформление.
-
Клуб привилегий. Это раздел со специальными предложениями от партнёрских организаций. Польза клуба в том, что жители дома получают скидки и бонусы, которые недоступны для других. Благодаря этому лояльность людей растёт. А управляющая организация получает доход с рекламы — и все стороны в плюсе.
-
Модуль аренды. В этом разделе можно бронировать помещения, например, переговорные комнаты или машино-места. Либо арендовать оборудование — велосипеды, роботов для мойки окон или инструменты для ремонта. Система показывает доступные варианты по времени, а позже сама напоминает о брони. Оплачивать услугу можно прямо в приложении.
Диспетчер 24 — экосистема продуктов для УК, которая облегчает управлением МКД. Она автоматизирует процессы, сокращает время работы сотрудников, уменьшает долги собственников и увеличивает прибыль компании.
Хотите узнать больше о возможностях Диспетчер 24? Оставьте заявку на бесплатную демонстрацию сервиса — мы расскажем, как он поможет решить задачи именно вашей УК.