Управляющим компаниям важно принимать и обрабатывать все заявки собственников вовремя. Для этого в штате УК должны быть диспетчеры, работающие с обращениями круглосуточно. В попытках облегчить труд сотрудников руководители УК могут искать инструменты для автоматизации. 

В статье расскажем о том, почему стоит автоматизировать диспетчерскую УК и какие цифровые возможности есть для этого. 

Автоматизация АДС управляющей компании

В управляющих компаниях обязательно должна быть аварийно-диспетчерская служба. И по Постановлению Правительства РФ от 27.03.2018 № 331 АДС обязана принимать заявки в определённые сроки.

Например, ответить на звонок жителя диспетчер должен в течение пяти минут. Если не удалось это сделать сразу, то перезвонить в течение 10 минут. Нарушение сроков грозит управляющей компании штрафами. Записи разговора с жителями управляющей компании нужно хранить в течение трёх лет. Для этого у УК должны быть технические возможности. 

Все обращения АДС регистрирует в журнале учёта. И если диспетчеры УК принимают заявки по телефону и фиксируют их в обычном бумажном журнале, есть вероятность, что часть обращений потеряется или их не выполнят вовремя. 

Ещё одно требование к работе диспетчерской — заявки собственников она должна принимать круглосуточно. Такое возможно, если у управляющей компании работает несколько диспетчеров посменно — от четырех и больше. Но не каждая обслуживающая организация может содержать такое количество работников.

Управляющей компании будет легче выполнить все требования закона, если она использует современные цифровые сервисы, например:

  • программу для диспетчерской службы, которая позволит зафиксировать и сохранить всю информацию о заявках жителей;

  • приложение для сотрудников УК, где они мгновенно получат заявки и отчитаются об их выполнении;

  • приложения для жителей, где собственники могут оставить заявки, передавать показания счётчиков, заказывать дополнительные услуги у своей УК. 

Управляющая компания, которая использует современные цифровые сервисы, облегчает себе работу и эффективно взаимодействует с жителями. 

Диспетчер 24 — CRM для управляющей компании

В экосистеме ДС24 есть всё, чтобы УК могла эффективно работать с заявками собственников:

  • контакт-центр на аутсорсе, где операторы Диспетчер 24 круглосуточно отвечают на звонки от жителей, в электронном журнале фиксируют заявки и передают исполнителям;

  • CRM-система, где сотрудники УК работают с заявками жителей, создают важные оповещения для них;

  • мобильное приложение и веб-кабинет жителя, чтобы оставить заявку; 

  • мобильное приложение сотрудника УК для работы с обращениями.

В экосистеме для управляющих компаний есть и другие полезные модули: маркетплейс бытовых услуг, интеграция с системами умного здания для бесключевого доступа к дому. 

ДС24 помогает управляющим компаниям обрабатывать заявки, информировать жителей о важных событиях в доме и оптимизировать расходы. Ниже расскажем об этом подробнее. 

Обработка заявок

Управляющие компании, использующие сервис Диспетчер 24, легко решают все вопросы по обращениям собственников. Удалённые операторы контакт-центра принимают заявки по телефону, и отмечают подробности в электронном журнале: когда и по какому поводу позвонил житель, кто исполнитель по задаче. 

К заявке в электронном журнале автоматически прикрепляется запись разговора с жителем и исполнителем, фотографии, которые касаются исполнения работы. В мобильном приложении житель получит оповещение, когда исполнитель закончит работу. 

Коммуникации с жителями

Благодаря CRM-системе ДС 24 сотрудники УК смогут опубликовать важные объявления для жителей, прислать им СМС или пуш-уведомления в мобильное приложение. 

Собственник будет знать, как идёт работа по его заявке, когда надо передавать показания счётчика, через какое время спишут платёж за коммунальные услуги с его карты. Если у жителя останутся вопросы, он сможет задать их в чате мобильного приложения. 

Сокращение расходов

Удалённый контакт-центр и программное обеспечение для УК — это более дешёвое решение для УК по сравнению с наймом собственных диспетчеров и разработкой собственных программ учёта заявок. 

Наши операторы полностью ведут учёт и распределение заявок, а также контролируют работу исполнителей и сообщают им, когда срок исполнения обращения подходит к концу. 

Возможности платформы Диспетчер 24 позволяют загрузить в неё полную информацию о любом доме. Например, когда житель звонит в диспетчерскую, оператор видит всю информацию по дому и квартире: обслуживающие организации, данные об открытых заявках, есть ли у жителя задолженности, какой график аварийных и плановых работ. Это помогает удалённому сотруднику контакт-центра оперативно проконсультировать жителя, несмотря на то, что он не работает в штате УК. 

В экосистеме ДС 24 есть всё для того, чтобы обслуживающие организации легко справлялись с рутинными задачами и были на связи с жителями. 

Если вы хотите внедрить электронную диспетчерскую, чтобы облегчить приём заявок и сократить расходы УК, оставьте заявку в форме ниже.